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2020/11/27

今回の脱押印とペーパーレス化について思うこと

電子文書と紙文書の理想的な共存を

行政改革の一環として押印とペーパーレス化が急速に推進されています。
報道を見聞きしていると押印や紙書類を使用していることが時代遅れであり、今後はすべてデジタル化しなければならないと言ったようなことだけでＤＸ時代の行政改革を成功させるのは難しいと思われます。

押印についても印鑑証明を必要とする場合や法的な書類などを除きサインや押印のどちらでも使えるようにすればよいはずです。
婚姻届や離婚届についても押印廃止の検討をしているようですが、押印をすることにより決意が固まるとの意見もあります。
重要なのは印鑑を押す、押さないかでなく「離れた場所から決裁できる」ことや「不要な書類の削減」などへのシステムを変えることだと思います。

ペーパーレスに関してもデジタル化をすれば効率がすべて良くなることは有ってもその導入コストとそれらを管理する人材など負担に感じる企業も多いはずです。
押印廃止やペーパーレス化で「ムダな作業」や「縦割りの組織」の改善などが必要であり印鑑も紙の書類も必要に応じて使用しながらデジタル化も進めていけばよいと思います。

また、文書保存の行政改革で使用している「こより」を廃止するとのニュースも見ました。
行政文書を保存する際に「千枚通し」で書類に穴をあけ綴じる紙製の紐でその作業が手間なので廃止するとのことですが「こより」を使うことには意味があります。
その理由は、錆びる金属性のとじ具や劣化し易い樹脂系のどじ具よりも保存性に優れた紙製の「こより」を使用してきたからです。
公文書を百年単位で無傷のままに残そうとする昔からの技法なのです。
紙の文書はデジタル媒体などにくらべ長期の保存が可能で歴史的資料として後世まで残すことが可能です。
デジタル媒体では瞬間に流出の危険が常に伴います。

執筆　H. N.