2020/04/13
電子文書VS紙文書のメリットとデメリット
ペーパーレスとレスペーパーの違いはご存知ですか
多様化をする働き方とレスペーパー化のメリット
①多様化をして行くオフィス環境において
時代は令和となり働き方やオフィスの環境が急速に変わりつつあります。此れまでのように全員が同じ時間に同じ場所で仕事をする方式は、今後加速度的に変化をします。
既に、テレワークやシェアオフィス・サテライトオフィスでの仕事、オフピーク通勤、フリーアドレス化、フレックスタイム制度などの導入でチームのコミュニケーションを図りながら、オフィスの４つの基本的な文書(経営全般・人事労務・契約書・経理全般)等を如何に“情報資産”として安全に共有活用が出来るかが最大の課題であります。
レスペーパー化のメリットは重要文書の保管、閲覧、廃棄など時代に見合った新しい文書取扱い規程をスムーズに運用が出来る事であります。
②テレワークを支えるレスペーパーワークの推奨
多くの方が世の中にはテレワークに向いた仕事や職種が有るものと勘違いをされています。先ずは誰もがテレワークが出来るように自らの仕事の仕組みを変える事にメリットがあり最優先事項なのです。
それにはレスペーパー化で“紙文書と電子文書の共存共有”の使い分けが大切です。
つまり“紙での保存”と“デジタルでの保存”それぞれのメリットを活かす考え方を導入する事です。
実際、大量にある文書の情報漏洩に対するリスク管理を考えれば、全てを電子文書にする事により、かえって危険度が増えてしまうデメリットが発生する場合もあります。
電子文書は瞬時に抜き取り、消滅などの危険性が伴うからであります。
◇ペーパーレスの概念は紙書類ゼロです。
◇レスペーパーの概念は不要な紙書類を最大限減らす事です。
適正なファイリングルールを決めてテレワークへ
①仕事の仕方を国際的な基準に合わせる
昨今、特に企業のガバナンスやコンプライアンスについても取り沙汰される事が多くなりました。また、世界的な動きとしてもSDGsやESGの考えを意識した経営を要求される中で、秘匿性の高い文書や情報の取扱いはとてもデリケートであります。
文書は発生と同時に情報資産として、厳密に記録・保管と廃棄までの一元管理が求められます。
仕事で利用をする文書情報の99%は1年以内に作成され、その文書情報は1年後には1%程度しか再利用されないとの統計があります。その為に、文書の発生から活用・保管・廃棄までの文書管理規程無くして、業務を単純にペーパーレス化にする事は好ましくありません。
その為に、総ての資料や情報は取捨選択をされ、未来への情報資産としてのエビデンスとアーカイブス化が要求をされます。
②文書情報は未来遺産になります
文書のアーカイブス(archives)は重要な記録を保存し未来へ残し伝える事の意味です。
俗にいう公文書記録の事です。これ等は法律や規則で大切に記録保管がされています。
この資料を大勢の人が閲覧や活用をするには電子データ化が適しています。
但し、唯一無二の『原書・原文』に付いては、その時代の背景を読み取る事や書き手の筆跡を感じるには電子文書よりも紙文書に勝るものは有りません。
未来から現在を振り返ると仮定をするならば、未来人は我々の仕事ぶりをどの様に評価して貰えるのかを考えるのが我々、現代人の責任とも言えます。
紙文書の記録はオーダーメイドファイルへ
100年、200年後の電子文書の保存再現性については、まだ誰も立証が出来て居ません。然しながら現代の紙から遡り和紙、木簡、羊皮、石板などに記された文字は数千年の風雪に耐え今の時代へと当時の文化を伝える役目を果たして来ました。
然るに今から未来へ向けての情報媒体は、紙に記録を残す方法が一番良いのかも知れません。当社では中性紙や経年劣化しづらい紙でオーダーメイドファイルを作成することも可能であります。
デジタル一辺倒の時代では有りますが、未来へ向けて大切な情報資産を当社が作成するオーダーメイドファイルで後世へ残すことを是非、この機会にご検討してみて下さい。