2020/03/24
テレワーク失敗を防ぐファイリング
テレワーク課題への取組み / 電子文書化への取組み
テレワークの必要性を求められる今、文書管理の見直しについてお話をさせて貰います。
テレワークの“基本のき”は業務文書の電子化と共有化である事は言うまでも有りませんが、其れを上手く運用するのに文書ファイリングのルールが必要となって来ます。
先ずはファイリングのルールを考えましょう
文書管理は紙でも電子保存でも同じ事なのです。文書情報の発生⇒活用⇒保管⇒廃棄までの4段階は変わりません。重要なのは保管と廃棄のルールであります。
此れが上手く機能をしないから政府も企業も大きなトラブルへと発展をするのです。
先ずはご自身のデータ整理のやり方をきちんと決めて下さい。
基本的な分類は日付や文書タイトルで仕訳けて、きちんと保管をした筈なのに素早く検索が出来ない。
例えば、書籍の目次をイメージして下さい。目次は必ず大見出し、中見出し、小見出しに分類され階層分けにしてあります。書籍はこの他にも出版年月日、著者、出版社などで検索し易くし紐付けされています。お使いのパソコンにも同じような機能があるので、此れを上手くお使い下さい。個人で此れが出来ていれば十分だと思います。
そうすれば検索に費やす時間が大幅に改善出来ます。後は、その分類法則を会社の部署ルールから全社ルールへと広めて貰えば組織的な文書管理の体系は完成します。
次にオーダーメイドファイルの活用を
ファイリングシステムの基本が出来たならば紙書類の電子化を進めて下さい。その時にオフィスのキャビネットや机の上、引出しの中にいっぱいの書類や文具、私物が沢山入っていたならば整理して廃棄をします。
どれも「いつかは使うかも？」と云う気持ちが整理整頓と廃棄を拒むのです。
近代的なオフィスには、その保管スペースさえも無くなりつつあります。
文書の電子化を進めつつ、紙に書いた自分専用の『此れだけファイル』を作成しておくととても便利です。
何故ならばテレワークやオフピーク出勤の為、緊急の業務コミュニケーションが必要な場合、職場と自宅の両方に『此れだけファイル』があると助かります。
電子化を電子システムで管理するのと同時に、人間の裁量でアナログな補助的記録をする事も大切であります。
個人でも会社でも管理の要は、記録の一部は紙に残すことをお勧します。此れは心強い備忘録であると共に、記録の証拠に代わり文書管理の根幹を為します。
テレワークは既に始まっている
想定外のアクシデントやトラブルが発生してもテレワークの仕組みは有効的です。
よく聞くのはテレワークに適した仕事が無い、コミュニケーション不足、情報漏洩、業務進行の困難などが阻害要因と考えます。どれも真っ当な理由であります。
しかし乍ら、オフィスでの働き方やオフィスの環境は急速に変化をしています。
問題はテレワーク導入の是非では無くて、ワークスタイルのイノベーションへ向け仕事のやり方をどの様に変えて行くのかとワーカーの気持ちの切り替えが優先です。
併せてレスペーパー化の環境で紙媒体と電子化の共存と効率を考えて下さい。
此れだけファイルの作り方とオーダーメイドファイル作成について
此れだけファイルの作り方です。文具店に数多く並ぶファイルでは、今一つ使い勝手が悪いと感じて居られる方々へ、ご提案を致します。
紙書類を減らしたい、書類サイズが違うものを一緒に綴じたい、環境に適したファイルの材質を選びたいなど、沢山のご要望をオリジナルなオーダーメイドファイルでスマートに管理活用をして貰いたいのです。
今回は近代化して行くオフィスで如何に生産性の高い仕事をして行くのか、そんなお悩みにファイリングの考え方とオーダーメイドファイルについて何かお役に立てばと思い書かせて貰いました。