オーダーメイドフラットファイルのファシリティ・マネジメント・サービス株式会社

2020/05/11

ステイホーム＆テレワークの課題

心穏やかにステイホームでの仕事の進め方

テレワークを始めて2週間ほど過ぎて来ると、少し疲れやイライラを感じ始めて来るかと思います。またテレワークに加え、外出が儘らないので余計にストレスが溜まります。
こんな話もあります。せっかくテレワークを始めたのに、稟議決裁の為に押印をしに出勤をしては何の為のテレワークかと思うのです。テレワークの基本は書類作成や押印作業の電子化でありますが、同時にファイリングのレベルアップも求められるのであります。

仕事の中でストレスを感じるワースト３

1位は業務量、2位は組織コミュニケーションと対人関係、3位が書類や伝票処理と整理。
この問題に大きく共通するのは『時間管理』です。オフィスと自宅との大きな違いは会社から管理される時間が減り、全て自分で時間管理をしなければ為りません。
通勤時間、仕事合間の雑談をする時間、業務中の移動時間などが無くなった分、仕事に費やす正味時間が大幅に増えたと思います。
自分の仕事時間を全て自己管理するのは案外と見えざるストレスになる事にも気づかれたと思います。会社組織を離れても新たな煩わしさは発生をするものです。

心穏やかに仕事が出来る環境づくりを

家で仕事をしていると、人と接する事や会話をする時間が極端に減ります。集中し易くなりますが、逆に過集中や時間の切れ目が無くなる為に、此れまでの時間のリズム感を崩し易く、プチ鬱な気分にもなり易く為ります。
仕事に使える正味時間が増えたのだから、８時間と言う連続した時間を幾つかに分割し、その間にリラクゼーションの時間を入れるようにしてみて下さい。

例えば会社とは違う雰囲気作りで、デスク周りに花を置く、アロマオイルを焚く、自分な好きな色のファイルやおしゃれな文具小物に変えてみて下さい。この様な事は男性で有っても効果が見込めます。散歩やストレッチ、音楽を聴くのも良いでしょう。
自宅では会社に有るような高性能なプリンターやビジネス機器は有りません。そこで必要となるのは良く使う書類やマニュアルなどはファイルを作成して、手元にファイリングして置く事です。部署ごとに共通したファイルが有ればネット上の会話もスムースに済みます。このファイルが次に電子化され共有情報へと変わって行くのです。
その為に、常に手元にはオリジナルの“これだけファイル”の作成をしてください。

ストレス解消の為にステイホームでも出来る事

もしもテレワークでストレスを感じているならば、ネット検索で心理セラピーや色彩心理、断捨離などで気持ちを軽くする為のネットセミナーを探してみて下さい。
どうかこのステイホーム期間中は、これまでした事の無いようなことにチャレンジをして下さい。そして、日常の仕事繋がりとは違う仲間探しをする事で、新たな繋がりを発見して下さい。異業種との交流です。
企業経営者や管理職の方々へのお願いです。円滑なテレワークで仕事の成果を上げるのは、社員や部下への信頼が基本です。企業や管理者は業務時間を監視するのでは無くて、効果的な業務時間の進行を支援して行く仕組み作りをするようにして下さい。
ZOOMなどの会議ツールが単なる業務監視に使われ、本来の使用目的を逸脱したりしている話も聞きます。ZOOMを利用したオンライン飲み会やコミュニケーションなどポジティブで多様な使い方をして行けるような工夫をして行きましょう。

未来のオフィスワークへ向けて

オフィスは単なる仕事場から、組織交流の中で個人スキルを高める場所へと変りました。
テレワークやコワーキングなどを本格的に定着させるには法的な見直しや整備も必要となります。この様な試行錯誤を繰り返して行く内に無駄な会議や対人関係、忖度や根回しと云うような事も少なくなるでしょう。
業務の生産性を高めて行くのはDXやIoTだけでは有りません。デジタル技術の進化と共に人間のメンタルコンディションへの投資をして行かなければなりません。

多くの方々がステイホームで、此れまでとは違う仕事の仕方に取り組まれた事によりテレワークのメリットやデメリットに気付かれた事と思います。この経験は世界中のあらゆる職種と職場に居るビジネスパーソンにも未来のオフィスワークについて真剣に考える課題と気付きを与えてくれした。
私達も改めて個人レベルでも使い易いファイルやファイリングの方法を考え、使って気持ちの良いオーダーファイルのご提案をして参ります。