フラットファイルならFAMSにお任せ!

オーダーメイドフラットファイルのファシリティ・マネジメント・サービス株式会社

変わる日本のオフィスと働き方 - ふぁいる屋のコラム

2020/04/21

変わる日本のオフィスと働き方

シェアオフィスとフリーアドレスのメリット

シェアオフィスには大きく分けてコワーキングスペース、レンタルオフィス、バーチャルオフィスが有ります。この他にもサテライトオフィスやサービスオフィスなどの形態もありますが、今回はシェアオフィスのメリットについて話します。

変わる日本のオフィスと働き方

学校スタイルのオフィスからフリーアドレスへの変化

小学生の時から自分専用の椅子と机が配置され、先生が前方へ座り授業を行う方式が社会人になっても同じ形式で仕事をしてきました。それが、この数年で“フリーアドレス”と云う、新しい形式を取り入れ自分の固定席を持たない仕事のやり方へ大きく変わろうとしています。
また、自社のオフィスでは無く共同型のオフィスや自宅で仕事をする機会も増えて来ました。此れにより先ずは通勤時間の大幅な短縮メリットが生まれました。

働き方改革はフリーアドレスが基本です

此れには数多くの理由があります。先ずは通信機器の多様化と通信インフラの進化です。
PC以外にもタブレットやスマホはとても小型軽量化しました。それを支える通信環境もハイスピードのワイヤレス化へと進化して参りました。
それにつれ仕事も全社横断的なプロジェクトや即時性が求められ、これまでの様な人事組織や業務スタイルを大きく変化をしなければ為らなくなりました。
また、自分の固定席が無くなれば上司や部下との距離感、打合せや連絡の仕方、書類収納キャビネットが無くなりファイルや書類収納がし辛くなったと感じられます。
その為、書類やデータの取扱ルールなども大きく変化をした訳であります。初期導入時にフリーアドレスはメリットもデメリットも混在します。
“取り敢えずコピー”習慣の無駄な資料や書類が減り、効率の良いファイリング(ファイルを使い文書整理をする事)はレスペーパー化が出来るメリットもあります。
また、同じ場所に座り続け、同じ姿勢での執務は仕事の効率や健康にも悪いとの認識へと変わりました。最近では上下可動テーブルで立ち仕事、立ち会議なども普通に行われ、カフェスタイルのミーティングスペースを取り入れる企業も珍しくは無くなりました。

シェアオフィスで仕事をするメリットとは

本社集合型から分散オフィスにする事でBCP対応や社員の健康管理にも役立つメリットが生まれます。
また、事務職にも時間効率と生産性の面からテレワークやシェアオフィスで仕事をする有効性もあり、大概のシェアオフィスは駅からも近く、その利便性は多くのメリットとなります。
“フリーアドレス”と云う形式は、組織内のコミュニケーションや情報漏洩を心配される向きも有りますが、その反面、対人関係の忖度や組織的への根回しと云った生産性に繋がらない余計な気遣いを省けるメリットの方が大きいかとも思います。

テレワークとシェアオフィスにおけるファイルの活用

仕事をデジタル化して行く事は大切なのですが、敢えて紙に書いた情報管理を残してみて下さい。何故ならば、総ての仕事の基本はファイリングに有るからです。ビジネスパーソンならば誰もが自然と自己流のファイリング術を活用しています。
当社はその様なビジネスパーソンへ向けてのオーダーファイルやファイリングの提案やサポート専門に行うメーカーです。
テレワークを円滑にするには通信環境やプリンターなどの設備も必要となります。
また、自宅で仕事に集中する為の環境整備や緩急使い分けの時間配分がとても重要です。
しかし、シェアオフィスは、これらの必要な事を十分に満たしてくれる環境メリットが最初から有ります。
これからの働き方は組織の中に居ても、シェアオフィスやコワーキングで常に社外との交流人脈を持ちながら仕事が出来環境や情報ネットを構築する事が大切かと思います。

シェアオフィスに関する推薦図書
  • 日本経済新聞社 “シェリング”のオフィス戦略  著者名 大西紀男
    シェオフィスを使いながらの経済合理性と今後のオフィスワークの在り方を多くのビジネスパーソンへ向けて分かり易く説明がされています。